Büro-Effizienz

Das Buch Büro-Effizienz von Rositta Beck ist verständlich und klar strukturiert. Es hat eine Fülle von Anregungen, wie man sich die Büroarbeit erleichtern kann. Besonders gefallen haben mir die Kapitel Schreibtischmanagement und Logische Ablagestruktur für Papier und PC.

Büro Effizienz - In 10 Tagen zum schlank organisierten Büro - Auflage 2017
Endlose Papierstapel, Fresszettel mit Notizen, geöffnete Briefumschläge, leer Pakete und verstaube Werbegeschenke... dies war bis vor kurzem noch der Normalzustand auf und um meinen Schreibtisch. Über die Zeit hatte ich mich mit dieser "Arbeitsumgebung"arrangiert und ganz nach dem Motto "Ordnung braucht nur der Dumme, das Genie beherrscht das Chaos!"gelebt. Bis ich in letzter Zeit immer öfter feststellen musste wie demotivierend es ist, permanent abgelenkt zu werden und sich nicht länger als fünf Minuten auf eine Sache konzentrieren zu können. Ob Telefon, E-Mail, Facebook oder einfach nur der Blick über den Bildschirmrand, der mich sofort eine noch zu erledigende Aufgabe entdecken lässt und meine Gedanken weg von der eigentlichen Aufgabe lenkt. Das Abschalten fiel mir schwer, da ich permanentes Opfer meiner schlechten persönlichen Organisation bin und die eigentlich wichtigen Dinge (Arbeiten AM Unternehmen, aber auch Zeit für Freund und Familie) auf der Strecke bleiben.

So wollte ich nicht weiter machen, weshalb ich mich bei Google auf die Suche begab und dort auf die Seite von "Denkvorgang"gestoßen bin. Angetan von den einzelnen Tipps auf der Homepage entschied ich mich für das Buch in dem man durch ein 10 Tages Programm, hin zu einem sauberen und organsierten Arbeitsplatz, geführt wird. Dabei nimmt einen Frau Beck an die Hand, von der Beseitigung der Altlasten über Ablagestrukturen (sowohl in Papierform als auch digital) bis hin zur Tagesplanung und der Kommunikation innerhalb der Firma. Dabei bekommt man nicht nur hilfreiche Tools an die Hand, sondern es wird auch den Ursachen auf den Grund gegangen, die zu dem Chaos auf dem Schreibtisch und im Kopf führen. Schon kleine Maßnahmen, wie beispielweise das Abschalten von Benachrichtigungsfunktionen in Outlook und auch auf dem Smartphone (Whatsapp, E-Mail, Facebook & Co.), führen zu großer Wirkung. Die hierdurch gewonnene, unterbrechungsfreie Zeit gleicht schon fast einer Meditation und erlaubt es mir, nun auch wieder fokussiert an einem Thema zu arbeiten und zu Ende zu bringen.

Besonders hervorzuheben ist auch der Gesamtrahmen, in den die Organisation der eigenen Arbeit bzw. des Arbeitsplatzes eingeordnet wird. Denn eine höhere Effizienz und klar strukturierte Abläufe wirken nicht nur motivierend, sie sparen auch Zeit welche wiederum anderweitig (Familie, Freunde, Hobby) verwendet werden kann und somit einen wichtigen Ausgleich schafft. Ebenfalls sehr hilfreich sind die Vorlagen, welche man als PDF bzw. Excel Datei kostenlos über die angegeben Links herunterladen kann.

Zusammenfassend:

+ Schritt-für-Schritt Programm, mit detaillierter, teilweise bebilderter Umsetzungsbeschreibung
+ Pareto Prinzip: schon kleine, leicht umsetzbare Maßnahmen zeigen große Wirkung
+ Links zu Vorlagen die man kostenlos herunterladen kann
+ Unterhaltsamer Schreibstil, der zum Anpacken motiviert
+ Für mich persönlich: Mehr Zeit, Fokus und Freude bei der Arbeit

Dieses Buch hat meinen Büroalltag entschieden verbessert. Schon gleich, als ich bei dem Kapitel "Schreibtisch"war, habe ich voller Tatendrang an meinem Arbeitsplatz (Schulsekretariat, einzige Sekretärin) Dinge umgesetzt und meine Ordner im Ablageschrank neu organisiert, geordnet, beschriftet.

Ich muss sagen, es fühlt sich wirklich richtig gut an. Und das, obwohl die größten Veränderungen hinter Schranktüren weggeschlossen sind! Ein super gutes Gefühl.

So viele gute Vorschläge und Ideen, die man wirklich leicht umsetzen kann und die meinen Alltag erleichtern. Danke für dieses tolle Buch.

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